Yak.ca

Introduction

Portée

• les détails des appels indiqués sur les factures ou l'historique des appels sur votre compte en ligne;
• les renseignements sur le compte du client provenant d'autres compagnies de téléphone;
• le nom d'utilisateur Internet et les rapports d'activité;
• le nom d'utilisateur et le mot de passe;
• les registres d'assistance technique;
• les enregistrements de données sur les appels;
• le nom et l'adresse obtenus par le biais des services d'interurbains sans abonnement de Yak ("10-10");
• l'historique et le dossier de crédit;
• les renseignements sur la carte de crédit;
• les renseignements bancaires et de paiement;
• les besoins particuliers

Définitions

Principes

1. Il incombe au Bureau de la protection des renseignements personnels de Yak de s'assurer que la Société respecte les dispositions de la présente politique. Ce Bureau désignera une ou des personnes chargées de veiller au respect de cette politique. D'autres membres du personnel de Yak peuvent aussi être délégués pour agir au nom des personnes désignées ou être chargés de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels. Le Bureau de la protection des renseignements personnels a été créé afin de procurer aux clients et employés un interlocuteur désigné, qui est chargé de répondre à leurs questions concernant la protection de la vie privée.
2. Yak divulguera, sur demande, le titre des personnes qu'elle a désignées pour s'assurer que les dispositions de la politique de Yak sont respectées.
3. Yak est responsable des renseignements personnels qu'elle a en sa possession ou sous son contrôle, y compris tous renseignements transférés à un tiers à des fins de traitement. Yak se servira de moyens contractuels ou autres pour fournir un degré comparable de protection aux renseignements qui sont en cours de traitement par un tiers.
4. Yak mettra en œuvre des politiques et des pratiques destinées à donner suite aux principes, y compris :

• des procédures pour protéger les renseignements personnels;
• des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite;
• la formation du personnel et la transmission au personnel de l'information relative aux politiques et pratiques de Yak; et
• la rédaction des documents explicatifs concernant les politiques et procédures de la Société.

1. Yak recueille des renseignements personnels aux seules fins suivantes :
   
   
   • offrir des services et des produits à ses clients;
   • établir et entretenir des relations commerciales dignes de confiance avec ses clients et communiquer avec ses clients aux fins suivantes, entre autres : facturation, recouvrement, publicité, promotion et vérification de comptes);
   • comprendre les besoins et les préférences des clients;
   • offrir des promotions ou autres occasions aux clients (ex., concours);
   • satisfaire aux exigences légales et réglementaires; et
   • gérer les activités commerciales de Yak, y compris les questions liées au personnel et à l'embauche.
2. Sauf au cas où la collecte des renseignements personnels serait raisonnablement nécessaire afin de répondre à la demande expresse du client ou de l'employé, Yak communiquera au client et à l'employé verbalement, par voie électronique ou par écrit les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis avant ou durant la collecte.
3. Les personnes qui recueillent les renseignements personnels seront en mesure d'expliquer aux clients ou aux employés les fins auxquelles lesdits renseignements sont recueillis ou les renverront à la personne désignée chez Yak, qui leur fournira une telle explication.
4. Yak obtiendra le consentement de la personne concernée avant d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins non précisées, à moins que ces nouvelles fins ne soient prévues par une loi.

1. Dans certains cas, il est possible de collecter, d'utiliser et de divulguer des renseignements à l'insu de la personne concernée et sans son consentement. Par exemple, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il peut être impossible ou peu réaliste d'obtenir le consentement de la personne concernée. Lorsqu'on collecte des renseignements aux fins d'application de la loi ou de détection ou prévention de la fraude, chercher à obtenir le consentement de la personne concernée peut aller à l'encontre du but visé. Il peut être impossible ou inopportun de chercher à obtenir le consentement d'une personne dont la vie, la santé ou la sécurité est menacée, ou si la personne est mineure, est gravement malade ou souffre d'une incapacité mentale. Dans d'autres cas, les renseignements pourraient être obtenus publiquement. De plus, les organisations qui ne sont pas en relation directe avec un client ne sont pas toujours en mesure d'obtenir le consentement prévu. Par exemple, il peut être peu réaliste pour une œuvre de bienfaisance ou une entreprise de marketing direct souhaitant acquérir une liste de distribution d'une autre entreprise de chercher à obtenir le consentement des personnes figurant sur la liste. On s'attendrait, dans de tels cas, à ce que l'entreprise qui fournit la liste obtienne le consentement des personnes concernées avant de communiquer les renseignements personnels.
2. Généralement, Yak obtient le consentement des personnes concernées relativement à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certains cas, Yak peut obtenir un tel consentement après avoir recueilli ces renseignements, mais avant de s'en servir (par exemple, quand elle veut les utiliser ou les divulguer à des fins non précisées ci-dessus).
3. Lorsqu'elle obtient le consentement, Yak fera un effort raisonnable pour s'assurer que le client est informé des fins auxquelles les renseignements personnels collectés seront utilisés ou divulgués.
4. La forme de consentement recherchée par Yak peut varier selon les circonstances et le genre de renseignements divulgués. Pour déterminer la forme que prend le consentement, Yak tient compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses clients et employés.
5. Yak cherchera à obtenir le consentement quand les renseignements sont considérés de nature délicate. Le consentement tacite est généralement approprié quand les renseignements sont de nature moins délicate. L'utilisation des services ou produits par le client ou l'acceptation d'un emploi par l'employé est considérée comme un consentement tacite pour collecter, utiliser et divulguer des renseignements personnels à toutes les fins précisées.
6. Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par la loi ou le contrat et d'un préavis raisonnable. Yak informera la personne concernée des répercussions d'un tel retrait. Pour retirer son consentement, une personne doit fournir un avis par écrit à Yak.
7. Pour ce qui est des renseignements recueillis par Yak avant la publication de la présente politique, cette dernière constitue un avis suffisant aux clients et employés actuels de Yak aux fins auxquelles les renseignements personnels ont été collectés. Si une personne soulève une objection contre l'utilisation ou la divulgation de tels renseignements, le consentement peut être retiré sur avis écrit envoyé à Yak.

Principe 4 - Limitation de la collecte

1. Yak collecte des renseignements de ses clients et employés aux fins décrites dans le Principe 2.
2. Yak peut également recueillir des renseignements personnels d'autres sources, comme les bureaux de crédit, les employeurs, les références personnelles ou autres tiers qui déclarent avoir le droit de divulguer les renseignements en question.

Principe 5 - Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

• une autre compagnie de télécommunications aux fins de la fourniture efficace et rentable de services de télécommunications;
• une compagnie participant à la fourniture de services d'assistance-annuaire;
• une compagnie participant à la fourniture de services de facturation;
• une personne participant à la conception, à la promotion, au marketing ou à l'amélioration des services de Yak;
• une agence de recouvrement;
• les services de secours en cas d'urgence;
• les agents et filiales de Yak;
• une personne qui, selon le jugement raisonnable de Yak, agit à titre de représentant du client; et
• un tiers, sur réception du consentement du client ou si la loi l'exige.

• pour l'administration des avantages sociaux de l'employé en question;
• pour fournir des références aux employeurs éventuels, sur réception du consentement de l'employé; et
• selon les exigences de la loi.

Principe 6 - Exactitude

Principe 7 - Mesures de sécurité

• Mesures physiques, comme les filières fermées à clé quand elles ne sont pas utilisées, et l'accès restreint au locaux de Yak en général et aux bureaux internes;
• Mesures organisationnelles, comme les cotes de sécurité et l'accès limité aux cas de nécessité absolue; et
• Mesures technologiques, comme l'usage des mots de passe, des pare-feu et du cryptage.

Principe 8 - Transparence

• la fonction et l'adresse de la personne responsable de la politique de Yak et à qui il faut acheminer les plaintes et les demandes de renseignements;
• le moyen d'accès aux renseignements personnels que possède Yak; et
• la description du genre de renseignements personnels que possède Yak, y compris une explication générale de leur usage.

Principe 9 – Accès individuel

Yak informera tout client qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui le concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y apporter les corrections appropriées.

Remarque : Dans certains cas, il peut être impossible à Yak de communiquer tous les renseignements personnels en sa possession au sujet d'un client ou d'un employé. Notamment, le coût de fourniture de l'information peut être exorbitant, les renseignements personnels peuvent contenir des détails sur d'autres personnes, il existe des raisons d'ordre juridique, de sécurité ou d'ordre commercial exclusives, les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou font l'objet d'une procédure de nature judiciaire et, dans certains cas, les renseignements sont de nature médicale. Yak informera la personne, sur demande, des raisons pour lesquelles l'accès aux renseignements lui est refusé.

Sur demande, Yak informera la personne si la Société détient des renseignements personnels sur elle et lui donnera une chance raisonnable de passer en revue tous les renseignements personnels que Yak a en sa possession.

Yak donnera à la personne accès à ses renseignements personnels, une fois que ladite personne a rempli et retourné à Yak un formulaire de demande, dont un exemplaire est ci-joint (Annexe A). Yak mettra le formulaire à la disposition des clients par le biais des représentants du Service à la clientèle, et à la disposition des employés par le biais du Service des ressources humaines. Le formulaire comprendra suffisamment de renseignements pour permettre à Yak de dresser un compte rendu de la présence, de l'utilisation et de la divulgation à toute tierce partie des renseignements personnels en question. Yak se servira du formulaire à cette seule fin.

Les renseignements demandés seront fournis dans un délai raisonnable, gratuitement ou moyennant des droits minimes. Ils seront fournis dans une forme généralement compréhensible.

Yak sera aussi précise que possible en dressant un compte rendu des tierces parties auxquelles elle a divulgué les renseignements personnels. Par ailleurs, Yak fournira une liste des organisations auxquelles elle aurait pu divulguer des renseignements au sujet de la personne lorsqu'il n'est pas possible de fournir une liste réelle.

Quand la personne démontre que les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, Yak corrigera l'information. Selon la nature de l'inexactitude, l'amendement pourrait être une correction, une suppression ou un ajout d'information. Le cas échéant, Yak communiquera aux tiers ayant accès aux renseignements personnels en question toute information modifiée.

Une note sera versée au dossier du client dans le cas d'une contestation non réglée au sujet de l'exactitude et de l'intégralité des renseignements. Le cas échéant, Yak communiquera aux tiers ayant accès aux renseignements personnels en question la présence d'une contestation non réglée.

Principe 10 – Plaintes en cas de non-respect des principes

Toute personne peut se plaindre en cas de non-respect des principes énoncés ci-dessus, et ce en communiquant avec l'agent de protection des renseignements personnels chez Yak.

• Yak a établi des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes d'information de ses clients et employés concernant la gestion des renseignements personnels, et y donner suite.
• Yak informera les personnes qui font des demandes d'information ou déposeront des plaines de l'existence de procédures pertinentes.
• Les personnes responsables qui veillent au respect de la politique sur protection des renseignements personnels chez Yak peuvent obtenir des conseils externes, s'il y a lieu, avant de donner une réponse définitive concernant une plainte.
• Yak s'enquêtera sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, Yak prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses pratiques, au besoin.

Toutes les demandes d'information ou plaintes concernant le traitement des renseignements personnels par Yak ou le respect de la présente politique ou de la LPRPDE seront adressées à l'agent de protection des renseignements personnels chez Yak. L'agent répondra à toutes les demandes et plaintes dans les 14 jours ouvrables suivant la réception de la demande ou plainte en question. Au besoin, il informera le client ou l'employé de la présence de procédures pertinentes pour le traitement des plaintes en vertu de la LPRPDE. De plus, si l'agent de protection des renseignements personnels le juge nécessaire, il peut consulter un avocat extérieur pour obtenir une réponse définitive concernant une plainte donnée. Dans tous les cas, l'agent de protection des renseignements personnels fera des efforts raisonnables pour résoudre toutes les plaintes dans les 30 jours suivant la réception de la plainte initiale. Si une plainte est jugée fondée, l'agent de protection des renseignements personnels prendra les mesures appropriées pour corriger la situation, y compris la modification des politiques et procédures de Yak, au besoin.

Pour de plus amples renseignements

Communiquez avec notre agent de protection des renseignements personnels à l'adresse suivante :

Courriel électronique

privacy@yak.ca

Courrier

Yak Communications (Canada) Corp.
48 Yonge Street, Suite 1200
Toronto, ON M5H 1G6
a/s de : Agent de protection des renseignements personnels